9 février 2023

Les engagements Numérique Responsable de Mavana

En novembre 2022, Mavana a obtenu le Label Numérique Responsable de niveau 1 (avec la note de 647/1000). Voici le détail de nos engagements.

1/ Stratégie et gouvernance

Intégrer le Numérique Responsable dans la stratégie de l'organisation

La direction de l’organisation est engagée dans la démarche Numérique Responsable de Mavana. Elle est formée à ces enjeux (notamment grâce à la Fresque du Numérique) et est impliquée dans plusieurs collectif NR (Toulouse Good IT, Boavizta, Factory Numérique responsable et durable de Digital113, Commission Green Mêlée, Haut Conseil pour un Numérique Ecoresponsable…).

Mavana a défini des actions stratégiques en lien avec le NR. Notre vision stratégique NR est intégrée dans notre charte de collaboration interne. Un groupe de travail NR a été constitué, il est composé de 3 membres régulièrement.

Formaliser sa politique « numérique responsable »

Mavana a identifié de manière qualitative les risques et opportunités numériques de l’organisation. Le Bilan Carbone de l’entreprise a été réalisé. Afin d’affiner les données (notamment les postes “ratio monétaire”), nous avons demandé à nos fournisseurs leur propre bilan carbone.

Mavana a identifié des indicateurs NR et les consolide au sein d’un tableau de bord, qui intègre des seuils d’atteinte d’objectifs et recense les actions NR. Ce tableau de bord étant partagé, tous les employés peuvent y contribuer.

Mavana a définit un plan d’action NR détaillant toutes les actions réalisées, en cours et planifiées. Des échéances et des porteurs de projets y sont associés.

Déployer sa politique "numérique responsable"

Mavana a identifié des porteurs de projet de la démarche Numérique Responsable. Un groupe de travail NR composé de 3 membres a été mis en place. De plus, tous les collaborateurs sont impliqués dans la mise en place de la stratégie. Leur mission est définie au sein du plan d’action partagé.

Mavana a défini les modalités d’évaluation des indicateurs NR. Une revue des indicateurs peut être réalisée de manière plus informelle lors des réunions hebdomadaires du groupe de travail ou lors de réunions trimestrielles dédiées.

2/ Soutien à la stratégie NR

Animer la démarche pour faire adhérer les parties prenantes internes et externes

Mavana a identifié ses parties prenantes liées au Numérique Responsable au sein d’une cartographie détaillée. En interne, les collaborateurs sont pleinement intégrés dans la démarche. En externe, une signature dans nos mails a été intégrée en 2023, puis en 2024 pour partager nos engagements NR.

Mavana partage des informations sur le thème du NR sur Linkedin et sur son site régulièrement (productions d’articles et de publications). Nous prévoyons une communication régulière sur les objectifs par indicateurs NR atteints.

Mavana communique sur ses engagements. Elle partage notamment sur son site internet ses adhésions à des réseaux, ses engagements NR et communique lors des interventions publiques.

Mavana anime une démarche d’émergence des bonnes pratiques NR. Des sessions de sensibilisation sont proposées à l’ensemble des collaborateurs (notamment via des MOOC NR, un guide de bonnes pratiques partagé, un canal slack dédié, une liste de podcasts…).

Mavana participe et organise régulièrement des événements pour sensibiliser ses parties prenantes (Fresque du numérique, Webinar “IoT responsable et durable : greenwashing ?”, Digital clean up day, podcast « Pourquoi le numérique pollue-t-il ? »…). Nous recensons nos engagements bénévoles dans l’écosystème NR dans un tableau Excel. Nous avons également créé un atelier Numéres de sensibilisation au numérique responsable, ainsi qu’un atelier BEN (Bien-Être Numérique) déjà testés avec succès auprès de différentes organisations en France.

Intégrer l'accessibilité numérique

Mavana met à disposition des outils d’accompagnement pour améliorer l’accès des collaborateurs aux services informatiques (fiches, guides…). Les nouveaux arrivants sont formés en interne à l’utilisation des outils en ligne. Notre politique d’accessibilité est en cours de formalisation.

Mavana favorise l’inclusion numérique de ses collaborateurs. Nous sommes en cours d’élaboration de la liste des compétences numériques attendues par type de métier recensé chez Mavana. Une stratégie de formation en découlera.

Favoriser et accompagner le développement des compétences en NR

Mavana suit les formations réalisées par ses collaborateurs au sein d’un tableau récapitulatif. Les MOOC de sensibilisation au NR y sont intégrés, ainsi que dans le processus d’intégration des nouveaux arrivants (notamment dans le livret d’accueil).

Mavana favorise la professionnalisation de ses collaborateurs en matière de NR. En 2022, 94% de son budget formation était dédié à ce sujet. La totalité des collaborateurs sont formés à l’éco-conception.

Mavana facilite le partage des compétences en interne grâce à la méthodologie Agile qui permet des retours d’expérience réguliers. La groupe de travail NR a créé et anime un espace de partage permanent de compétences NR.

Mavana a mis en place une procédure de veille NR systématisée, avec un inventaire des outils de veille : journaux spécialisés, réseaux professionnels, événements, podcasts…

Faire de sa communication une vitrine de son engagement NR

Mavana intègre des bonnes pratiques NR dans la réalisation de ses supports de communication (vigilance sur les contrastes, réduction du poids des vidéos, pas de communication papier, etc.). Ces bonnes pratiques sont disponibles dans le livret d’accueil et dans un guide de bonnes pratiques du support de communication responsable.

Mavana est sensible à la sobriété et l’accessibilité de son site internet. À la suite de la refonte du site Internet en 2022, des évaluations ont été réalisées via Kastor (84/100) et Lightouse (94/100). Les défauts de sobriété et d’accessibilité de la charte graphique ont été identifiés et révisés.

Des bonnes pratiques sur les réseaux sociaux ont également été mis en place (retrouvez une checklist des bonnes pratiques en cliquant sur ce lien : Checklist site-web – Rose Primaire)

3/ Cycle de vie des services numériques

Favoriser la sobriété et l'allongement de la durée de vie dès la phase d'achats

Mavana privilégie l’achat d’équipements de seconde main. Une politique d’achats a été formalisée intégrant des critères responsables. Nous prévoyons de rédiger une charte NR fournisseurs pour structurer la démarche d’achats responsables, comprenant une grille de sélection basée des critères d’achat responsables.

Mavana est sensible à l’achat de matériel labelisé et reconditionné. Elle privilégie les appareils en reconditionnement ou réemploi. En cas d’achats neuf, elle met à disposition le guide de référence de l’Ademe sur les écolabels.

Adopter une gestion responsable de ses équipements (poste de travail, impression, téléphonie, consommables…)

Mavana réalise un inventaire général de ses équipements numériques. Elle suit leur année d’acquisition et la provenance de ses appareils (généralement racheté auprès de l’entreprise précédente). Nous prévoyons d’étoffer l’inventaire en spécifiant les caractéristiques des équipements (label, indice de réparabilité, reconditionné ou second main, réparations permettant un allongement de la durée de vie…).

Mavana encourage le paramétrage de ses équipements, et suit notamment sa consommation d’énergie dans le cadre de son Bilan carbone®. Ces paramétrages relèvent de la volonté de chaque individu. Nous prévoyons de structurer une politique IT définissant des paramétrages de mise en veille et de mode en économie d’énergie des postes ainsi que bonnes pratiques de paramétrages telles que la configuration des programmes au démarrage ou la mise en veille.

Mavana anime une véritable démarche de responsabilisation des utilisateurs aux éco-gestes et bonnes pratiques. Un canal de communication est dédié pour permettre le partage des bonnes pratiques NR avec les collaborateurs.

Mavana a formalisé une politique d’entretien, maintenance et réparation de ses équipements. Elle a déjà fait appel à un prestataire bénévole pour réparer ses équipements. Ces réparations sont suivies (22% des équipements ont eu une réparation en 2022).

Mavana a identifié un prestataire de récupération des équipements hors d’usage (Emmaüs connect) mais n’a pas encore eu l’opportunité de formaliser une politique n’ayant pas encore à faire face à cette situation.

Adopter une gestion responsable de ses logiciels, applications et services distants

Mavana réalise un inventaire général de ses logiciels et applications et indique pour chacun ses fonctions et conditions d’utilisation.

Mavana est sensible à l’intégration de principes de conception responsable dans le choix de ses solutions et logiciels. Tous les collaborateurs étant formés à l’écoconception, l’entreprise veille à appliquer ces principes dans ses pratiques. Ainsi, peu de logiciels sont utilisés.

Mavana encourage le paramétrage de ses équipements. Un guide de bonnes pratiques est mis à disposition spécifiant les paramétrages et conseil d’utilisation pour chacun des logiciels. Ces paramétrages relèvent de la volonté individuelle des collaborateurs.

Mavana anime une véritable démarche de responsabilisation des utilisateurs aux éco-gestes et bonnes pratiques en interne comme en externe. Mavana a choisi des logiciels Saas. Aucun logiciel n’est installé. Elle organise régulièrement des sessions de « Digital Cleanup day », des moments dédiés au nettoyage des données numériques (4 fois par an).

Adopter une gestion responsable de ses infrastructures (réseaux, serveurs, centre de données…)

Mavana est vigilante à l’utilisation des ressources de ses infrastructures. Celle-ci est entièrement gérée sur le cloud modulée selon leurs besoins.

Mavana est hébergé chez Infomaniak (migration en 2023). Le choix de ce fournisseur est été motivé par une démarche responsable.

Adopter une gestion responsable des données

Mavana limite la collecte des données et s’assure de sa conformité RGPD. Elle récolte les données employés, et les données issues du formulaire de contact. Un registre de traitement des données a été réalisé. Une politique de Transparence du traitement des données a été réalisée, ainsi que la nomination de notre DPO. L’organisation d’une session de sensibilisation à la RGPD a eu lieu le 01/02/2023.

Mavana, dans le respect des conditions légales, informe ses utilisateurs de l’usage de leurs données. Nous souhaitons définir une politique de transparence du traitement des données avec la publication du registre des données personnelles.

Mavana stocke ses données sur Odoo, son ERP. Nous prévoyons de définir une politique de sécurisation et de stockage des données afin d’en assurer leur archivage ou leur suppression par le groupe de travail NR.

Afin de respecter la législation française et respecter les données des visiteurs de notre site Internet, nous avons choisi de clôturer notre compte Google analytics. Nous avons ainsi basculé vers un outil d’analyse et de suivi plus responsable : Matomo analytics.

4/ Étendre sa démarche NR

Encourager la mutualisation des outils et de la connaissance

Mavana est engagée dans le soutien à des services numériques pérennes. En interne, elle promeut d’ailleurs l’usage des CHATONS (Collectif des Hébergeurs Alternatifs, Transparents, Ouverts, Neutres et Solidaires) en alternative aux GAFAM.

Mavana encourage ses collaborateurs à dédier une demi-journée par mois à des actions bénévoles à impact positif. Cela représente 2.85% du temps de production. Par ailleurs, Mavana réalise ponctuellement des missions en probono liés au NR (par exemple, des Analyses de Cycle de Vie)

Valoriser le numérique comme levier d'action

La « Tech for Good » fait partie de l’ADN et la mission de Mavana. Une part importante de l’offre proposée est directement orientée sur le NR. Chaque mission est préalablement évaluée sous le prisme de leur réponse à au moins 1 ODD.

5/ Produits et services des ESN

Promouvoir le NR dans ses offres commerciales

L’ensemble des collaborateurs est formé à l’écoconception et à l’Analyse de Cycle de Vie. La conception responsable est généralement intégrée dans le diagnostic des besoins et usages.

Mavana présente sa démarche NR au sein de ses propositions commerciales notamment en y annexant la charte numérique responsable et présentant sa stratégie globale.

Le coeur de métier de Mavana étant le conseil numérique et environnemental, les solutions qu’elle recommande se basent sur une évaluation de multiples facteurs : économiques, techniques mais aussi sociaux et environnementaux.

Réaliser une prestation en accord avec la démarche NR

Mavana intègre systématiquement la conception responsable dans la définition et la mise en oeuvre des solutions. Les 4 axes : financier, social, environnemental et technique sont pris en compte.

Mavana prévoit de sélectionner les critères RGAA pertinents pour Mavana afin de définir une politique d’accessibilité.

Mavana valorise les méthodes facilitant la transparence et la collaboration (comme la méthode agile) en proposant notamment des rétrospectives afin de faire le point à l’issue de chaque sprint ou “livraison”. Nous prévoyons de créer un support de sensibilisation aux méthodes agiles, à inclure dans les prestations de service.

Intégrer le NR à l'amélioration continue de ses prestations

Mavana recueille la satisfaction de ses clients. Une question sur la contribution de la mission au NR a été intégrée. Le support client est assuré par les consultants qui sont formés au NR.

Objectifs de développement durable

Le thème de cet article répond aux ODD suivant :
=> 12. Consommation et production responsables

=> 13. Lutte contre le changement climatique

Roue représentant les Objectifs de Développement Durable définis par l'ONU

Page mise à jour le 15/07/2024.

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