Oh, ne vous cachez pas, si vous êtes arrivés sur cette page, c’est que vous avez tapé des mots clés du type “logiciel santé”, “cybersécurité santé”, “orientation patients” ou même « écoresponsabilité santé ». Et bien sachez que e-santé Occitanie pourra répondre à votre besoin. Et si nous en parlons sur notre blog, c’est que nous avons accompagné ce service parapublique dans leur démarche numérique responsable !
Dans cette histoire, il y a trois acteurs : e-santé Occitanie (une entreprise parapublique toulousaine, éditeur de logiciel de santé), Mavana (c’est nous), et Rose Primaire (ce sont nos amies, expertes en communication et numérique responsable, par qui tout est arrivé).
On vous explique tout.
Présentation de e-santé Occitanie
Printemps 2024, nous recevons un appel de nos amies de Rose Primaire pour nous proposer une collaboration afin d’accompagner e-Santé Occitanie dans leur stratégie d’écoresponsabilité numérique.
Vous ne connaissez pas e-santé Occitanie ? En quelques mots : si vous êtes un patient ou une structure de santé basée en Occitanie et que vous utilisez des “trucs” comme un « ordinateur » ou « Internet », il y a des chances que vous utilisiez leurs services. Dans les faits, e-Santé Occitanie c’est l’entité qui fait référence dans la région en matière de développement logiciel et de pratiques numériques dans la prise en charge des patients d’Occitanie : systèmes de télésanté, coordination des urgences et soins non programmés, cybersécurité, etc. Leurs missions sont d’intérêt public et viennent en appui au projet régional de santé pour développer les usages du numérique en santé en Occitanie.
e-santé est un GRADeS, un Groupement Régional d’Appui au Développement de la e-Santé. Ils sont au nombre de 15 en France.
Besoin initial
Rose Primaire, donc, nous explique que – étant un service parapublique – e-santé Occitanie prête déjà une grande vigilance sur son devoir d’accessibilité pour l’ensemble des publics qui peuvent avoir besoin de leurs outils. Mais, dans le cadre de leurs pratiques RSE, ils souhaitent aller plus loin, pour s’engager dans une responsabilité numérique au sens large, en prenant en compte toutes les facettes de l’éco-socio-responsabilité (oui, c’est un terme compliqué, mais Gillo le trouve important, alors on l’a laissé là).
Dans ce cadre, e-santé Occitanie a alors sollicité Rose Primaire pour l’accompagner dans la sensibilisation des membres de ses agences de Toulouse et Montpellier. Au-delà de leur objectif de labellisation au Label NR, l’équipe dirigeante de e-santé Occitanie souhaitait surtout amorcer une transformation en posant un premier diagnostic précis de leurs pratiques éco-responsables, à tous les niveaux : une approche globale qui inclurait les services de développement de logiciel, la DSI, les achats et le service marketing et communication.
Et c’est là que Mavana intervient.
Déroulé de la mission
Si vous nous lisez, c’est que vous faites les petits curieux, que vous aimeriez en savoir plus, n’est-ce pas ? Et vous avez bien raison, parce que dans la suite vous allez apprendre comment nous pouvons nous adapter à tous types de besoins en matière d’accompagnement à la transition.
Puisque l’organisation en question est une entreprise parapublique – qui plus est dans le secteur de la santé – il y a diverses contraintes à prendre en compte, tant éthiques que techniques.
C’est pourquoi nous organisons un premier échange avec les personnes qui dirigent les différents pôles numériques de e-santé Occitanie (secrétariat général, achats, DSI, services métiers et marketing/communication). A ce stade, notre but est d’établir un premier état des lieux général pour déterminer quels référentiels de pratiques éco-responsables sont pertinentes pour les différentes équipes.
Viennent ensuite plusieurs étapes.
« Méta-référentiels » de pratiques éco-responsables
Tout d’abord, nous créons des « méta-référentiels » de pratiques éco-responsables, qui compilent les divers référentiels pertinents pour les métiers de l’organisation étudiée. Nous les appelons « méta-référentiels » parce qu’ils combinent intelligemment (sic !) les critères de ces divers référentiels qui – parfois – sont complémentaires et – souvent – se recoupent sans être tout à fait identiques. Précisément, ici, il s’agit des référentiels suivants :
- Pour les services « Achats » et « DSI » : le Guide d’Achats Responsables de l’État ainsi qu’un référentiel spécifique, élaboré par Mavana, et s’inspirant des pratiques éco-responsables compilées pour l’atelier NUMÉRES.
- Pour les services métiers (développement logiciel et gestion de l’infrastructure) : le Référentiel Général d’Écoconception de Services Numériques (RGESN 2024), le Web Sustainability Guidelines 1.0 établi par l’organisation W3C, ainsi que le référentiel « éthique by design » (des recommandations de bonnes pratiques pour intégrer l’éthique dès le développement des solutions d’Intelligence Artificielle en santé)
- Pour les services de marketing et communication : le Référentiel général d’amélioration de l’accessibilité (RGAA v4), le Web Sustainability Guidelines 1.0 (WSG 1.0) et le Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.1) tous deux établis par l’organisation W3C et – enfin – des pratiques sélectionnées parmi les référentiels créés par Mavana pour les ateliers NUMÉRES et BEN.
Diagnostic détaillé des pratiques d’écoresponsabilité numérique
Dans un second temps, équipés de nos grandes matrices « méta-référentiels », nous menons divers entretiens assez poussés avec les responsables d’équipe. Cet exercice nous permet alors de réaliser un diagnostic détaillé des pratiques d’écoresponsabilité numérique, pour chacun des domaines ciblés : pratiques d’achats, gestion des outils numériques pour les collaborateurs, communication et sensibilisation (interne comme externe), développement logiciel et opérations des services. Pour concrétiser ces diagnostics, nous établissons des scores à chacun d’eux. Ces scores permettent d’évaluer la progression du niveau d’écoresponsabilité des équipes au fil du temps. Ce premier audit joue donc le rôle de point de référence pour évaluer la progression future des pratiques éco-responsables de l’organisation. Si vous souhaitez en savoir plus sur la méthodologie d’établissement de ce score, sentez-vous libres de nous contacter, nous la partagerons avec plaisir.
Atelier d’intelligence collective
Vient ensuite l’équipe de Rose Primaire qui, en s’appuyant en partie sur les résultats des diagnostics, met en place un atelier d’intelligence collective pour identifier les pratiques Numérique Responsable qui pourraient être adoptées ou non par les collaborateurs. Cet atelier, elles l’ont réalisé grâce au jeu sérieux issu de Econ[u]m créé par Julie Orgelet-Delmas de Ddemain (avec qui nous travaillons sur le projet ADEME IT4Green). L’objectif principal de cet atelier est l’identification d’un ensemble de pratiques éco-responsables d’ordre stratégique, afin de pouvoir mener une réflexion sur le long terme.
Checklist de bonnes pratiques Numérique Responsable
Afin de donner leur autonomie aux équipes de e-Santé Occitanie, Gillo propose ensuite une checklist de bonnes pratiques Numérique Responsable pour les équipes des « services métier ». Le but de cette checklist est que les équipes projets puissent à tout moment se référer aux pratiques qui ont été jugées pertinentes lors du diagnostic et lors des ateliers de sensibilisation. Conçu à la manière d’un mémo pour ne rien oublier, cet outil donne une vue globale des pratiques à mettre en œuvre aux différentes étapes d’un projet, tout en en étant enrichie de nombreux liens ressources pour que chacun puisse approfondir ses connaissances à son rythme, selon ses besoins.
Outil personnalisé
D’autre part, Gillo produit aux référents écoresponsabilités de e-santé Occitanie un outil personnalisé, afin qu’ils puissent réaliser par eux-mêmes un auto-diagnostic spécifique à des sujets ciblés, à l’image du score établi à l’étape 2 ci-dessus. En effet, ce score ne doit pas être interprété comme un score de conformité à un référentiel donné, mais plutôt comme un score de d’avancement dans les pratiques mises en œuvre. Nous recommandons donc de réaliser régulièrement des audits internes pour suivre l’évolution et l’adoption de ces pratiques au sein de l’organisation.
Rapports de diagnostic
Enfin, et cela clôture notre mission (et notre article), Gillo rédige des rapports de diagnostic, pour chacune des équipes, en tenant compte de toutes les étapes précédentes. Ce rapport contient non seulement une lecture de la situation actuelle et des recommandations d’amélioration, mais aussi différents éléments importants à prendre en compte pour pérenniser la démarche :
= quelles sont les pratiques prioritaires qui permettent de renforcer ce qui existe déjà chez e-santé Occitanie.
= quelles sont les pratiques qu’il est recommandé de mettre en place, chacune de ces pratiques étant priorisées et qualifiées selon leur impact environnemental et/ou social
= quelles sont les pratiques non existantes et plébiscitées par les équipes (moyen d’engager l’ensemble et une dynamique positive)
= quelles sont les autres pratiques à garder en tête pour un plan d’actions qui pourra être mis en place dans un second temps.
= quelles sont les pratiques qui semblent pertinentes mais qui sont déjà boudées par les équipes.
Pour finir
Avec l’accord de e-Santé Occitanie, nous reportons ci-dessous des extraits de l’appréciation générale de ce diagnostic :
Pour les services métiers :
« une maturité modérée, reposant sur une base relativement solide dans les domaines des spécifications, de la gestion de l’hébergement, des infrastructures et des systèmes. Quelques actions simples et peu coûteuses, comme la nomination de référents « écoconception numérique », permettront de solidifier la composante « Stratégie et gouvernance », ce qui sera une étape fondamentale pour créer un environnement propice au développement d’autres bonnes pratiques. »
Pour les services « Outils collaborateurs » (regroupant Achats et DSI) :
« des niveaux de maturité contrastés au sein de l’organisation. Des résultats encourageants sont déjà visibles dans certains domaines (tels que la gestion de l’environnement de travail et du décommissionnement de l’outillage), tandis que d’autres nécessiteront des efforts significatifs si vous souhaitez mieux aligner vos pratiques avec des objectifs de responsabilité numérique. »
Pour les services marketing/communication :
« une bonne maturité en termes de sensibilisation des équipes et des résultats raisonnablement satisfaisants concernant le respect des critères d’accessibilité du site web institutionnel de e-santé Occitanie. Cependant, la section intitulée « Partage & Communication » est celle qui nécessiterait une attention particulière pour améliorer la prise en compte d’aspects qui mêlent relations sociales, infrastructures d’échange et hébergement de contenus, ce qui en fait un domaine stratégique à considérer »
Nous félicitons les équipes de e-santé Occitanie pour leur engagement et les remercions pour leur confiance et pour le temps consacré à répondre à nos questions. Nous avons également été ravis de collaborer avec l’équipe de Rose Primaire pour accompagner e-santé Occitanie dans sa démarche de numérique plus éco-responsable.
A qui le tour ?
Vous souhaitez réaliser un diagnostic personnalisé et créer des outils qui correspondent réellement à vos besoins ? N’hésitez pas à nous contacter.
